Принятие ключевых решений в коммерческих структурах часто требует согласованного взгляда и уверенности от разнообразных специалистов. Основным примером таких решений является утверждение скидок, которое может быть критически важным для поддержания конкурентных преимуществ и удовлетворения потребительского спроса. В эру цифровых технологий, автоматизация таких процессов становится ценной частью эффективного управления. В данной статье мы исследуем, как с помощью инструментов Microsoft Dynamics 365, а именно с помощью удобного коннектора "Approvals" и функционала flow, можно быстро и легко автоматизировать процесс утверждения скидок. Это включает в себя автоматическое распределение скидок на различные уровни утверждения в зависимости от их величины. Специальный функционал позволяет улучшить и ускорить процесс утверждения, делая его более прозрачным и понятным для всех участников.
Первую часть нашей мини-серии про коннекторы "Approvals" можно почитать тут.
Мы подробно описали наш основной процесс утверждения, разъяснив логику автоматического распределения утверждений между региональными менеджерами, руководителями отдела продаж и специальной группой для скидок свыше 20%. Также мы представили улучшенный процесс утверждения, внедрив новую логику построения кейсов и управления индивидуальными и групповыми утверждениями, что делает процесс более динамичным и управляемым.
Далее, мы обсудили модернизацию кейсов в Microsoft Dynamics 365, добавление пользовательских полей и бизнес-правил, что обеспечивает большую прозрачность и управляемость процессом утверждения. Это включает в себя обязательное заполнение полей "quote approvals" для каждого кейса, что помогает гарантировать, что все участники процесса имеют возможность утвердить или отклонить скидку перед закрытием кейса.
В заключении, мы рассмотрели механизм уведомлений, который обеспечивает своевременное информирование всех участников процесса об изменении статуса утверждения, от отправки запроса на утверждение до его успешного завершения. Эта система уведомлений важна для поддержания продуктивности и обеспечения гладкого и эффективного процесса утверждения, максимально используя возможности автоматизации в Microsoft Dynamics 365.
А узнать больше про использование коннектора Approvals можно в нашем видео:
Текущий Процесс Утверждения
Давайте тщательно изучим основной процесс утверждения скидок в нашем предприятии, который был автоматизирован при помощи новой системы Flow. Эта система включает в себя ряд взаимосвязанных этапов, что делает управление процессом утверждения более эффективным. Процесс запускается с момента получения запроса на скидку и включает несколько уровней проверки, зависящих от размера предлагаемой скидки. Использование системы Flow помогает ускорить и улучшить этот центральный процесс, делая его более понятным и удобным для всех участников. Это значимое улучшение помогает избавиться от возможных проблем и установить более высокий стандарт обработки запросов на скидки.
1. Автоматическое утверждение скидок до 5%:
При уровне скидки до 5%, Flow автоматически подтверждает скидку без дополнительного утверждения.
Система автоматически отправляет уведомления о подтверждении скидки на электронную почту соответствующих сотрудников и в Microsoft Teams.
2. Утверждение скидок от 5% до 10% региональными менеджерами:
Если скидка составляет от 5% до 10%, система Flow автоматически определяет регионального менеджера, ответственного за утверждение данного запроса, и создает кейс для утверждения.
Региональному менеджеру отправляется уведомление с информацией о необходимости утверждения и ссылкой на кейс для ознакомления с деталями.
3. Утверждение скидок от 10% до 20% руководителем отдела продаж:
Для скидок от 10% до 20% процесс утверждения осуществляется на ровне head of sales.
Flow создает кейс и отправляет уведомление руководителю отдела продаж для утверждения.
4. Утверждение скидок свыше 20% с участием междисциплинарной команды специалистов:
В случае, если размер скидки превышает 20%, процесс утверждения требует совместной работы команды специалистов из различных областей.
Flow создает отдельные кейсы для каждого специалиста и отправляет им уведомления с запросом на утверждение и ссылкой на соответствующий кейс.
Система Flow также включает механизмы проверки активности и уникальности "quote". При получении запроса на скидку, система проверяет, не дублирует ли данный запрос уже существующие кейсы. После создания кейса для утверждения, Flow отправляет соответствующие уведомления всем участникам процесса. В уведомлениях содержится ссылка на кейс, что позволяет менеджерам и специалистам быстро перейти к кейсу и ознакомиться с деталями запроса на скидку. Эта структурированная система утверждения помогает обеспечить прозрачность и эффективность процесса утверждения скидок в компании, обеспечивая своевременное и корректное утверждение скидок.
Обновленный Процесс Утверждения
Обновленная методика утверждения в Power Automate теперь предлагает более гибкий и автоматизированный подход к управлению случаями утверждения, что является ценным для организаций, стремящихся оптимизировать рабочие процедуры и улучшить эффективность управления скидками. В этом контексте, новая логика для создания случаев разделяется на две основные категории: индивидуальное утверждение и групповое утверждение.
При индивидуальном утверждении, система Power Automate через Flow сначала определяет, относится ли случай к этой категории. Если это так, система отслеживает, был ли случай утвержден или отклонен, и сохраняет полученный ответ для последующего анализа или обработки. Этот улучшенный процесс делает управление утверждениями более понятным и удобным, позволяя быстро и легко установить, и использовать новые методики для улучшения рабочих процессов.
С другой стороны, в случае группового утверждения, процесс становится более сложным. Flow автоматически проверяет, были ли все ответы, связанные с запросом на скидку (quote), утверждены. Это включает в себя проверку всех ответов от approvers (утверждающих лиц). Например, если их пятеро и все ответили "approved" (утверждено), то quote переходит в статус "approved" (утверждено), и уведомления автоматически отправляются соответствующим лицам, включая как утверждающих, так и заявителя. Это обеспечивает прозрачность процесса для всех участников.
Если ещё не все утверждающие лица дали свои ответы, Flow проверяет состояние ответов. Если все ответы были получены, но хотя бы один из них не "approved", то quote будет отклонена и перейдет в статус "rejected" (отклонено). Это гарантирует, что все утверждающие лица согласовали предложение перед его утверждением. В случае, если ещё не все утверждающие лица дали свои ответы, quote останется в статусе "submitted" (представлено), пока не будут получены все ответы, после чего она будет либо утверждена, либо отклонена в зависимости от полученных ответов.
Дополнительная логика, введенная в этот процесс, делает процесс утверждения более динамичным и адаптивным, что помогает организациям лучше контролировать и управлять процессами утверждения скидок. Это, в свою очередь, помогает улучшить управление ресурсами и повысить эффективность работы с клиентами, что в конечном итоге способствует достижению бизнес-целей организации.
Модернизация Кейсов
Основной аспект в улучшении кейсов в системе управления отношениями с клиентами Microsoft Dynamics 365 заключается в возможности быстро и легко адаптировать их под уникальные бизнес-задачи. Как правило, создание каждого кейса идет по универсальному стандарту, однако существует способ его модификации для достижения лучшей эффективности работы. В данном контексте, речь идет об оптимизации кейсов типа "approvals-request", где были внедрены новые пользовательские поля и бизнес-правила. Это позволяет улучшить управление бизнес-задачами, делая процесс более понятным и удобным для пользователей. Как построить такую систему? В первую очередь, необходимо избавиться от проблем, возникающих из-за ограниченной гибкости стандартных кейсов, и установить новые бизнес-правила, которые сделают процесс управления более доступным и ценным.
Использование специальных инструментов и возможностей Microsoft Dynamics 365 может существенно улучшить эффективность управления и помочь в реализации бизнес-задач.
Для облегчения работы с кейсами и ускорения процесса утверждения, внесены некоторые изменения в структуру формы кейса. Так, было добавлено поле "quote approvals", которое теперь является обязательным для заполнения. Это поле имеет ключевое значение, так как оно позволяет approver'у (лицу, утверждающему кейс) либо закрыть страницу с кейсом для последующего возвращения к нему, либо заполнить поле и затем закрыть кейс, переведя его в статус "resolve" (решено).
Такой подход позволяет обеспечить более стройный и организованный процесс утверждения, что в свою очередь влияет на эффективность работы всей системы. При утверждении кейса, система автоматически переносит значение из поля "quote approvals" в поле "quote" на форме кейса, меняя его статус на "approved" (утверждено). Это позволяет избежать возможных ошибок или замедлений в работе, связанных с необходимостью ручного переноса данных и обеспечивает более высокий уровень автоматизации процессов управления кейсами.
Также были добавлены поля с функцией look-up (поиск и выбор данных из других разделов системы или связанных систем) на "quote" и "approval-result", что значительно облегчает процесс заполнения формы, делая его более интуитивным и менее времязатратным. Эти поля позволяют пользователям быстро и легко находить и выбирать необходимые данные, что способствует более быстрому и точному процессу утверждения кейсов.
В целом, реализованные изменения направлены на создание более эффективной и удобной для пользователей системы управления кейсами, что в конечном итоге способствует улучшению качества обслуживания клиентов и повышению конкурентоспособности бизнеса.
Уведомления об Утверждении
Прозрачный процесс утверждения является ключевым элементом эффективного управления проектами и задачами в современных организациях. Система уведомлений об утверждении в Microsoft Dynamics 365 служит инструментом для обеспечения своевременного информирования всех заинтересованных сторон о статусе утверждения различных документов и объектов, таких как предложения, заказы или задачи.
Инициация процесса утверждения: Как только объект (например, предложение, означенное как "quote") отправляется на утверждение ("approvement"), система автоматически генерирует уведомление для назначенного менеджера или группы утверждающих. Это уведомление может быть получено через электронную почту или в виде всплывающего уведомления в интерфейсе Dynamics 365.
Трекинг процесса утверждения: В процессе утверждения участники могут отслеживать статус объекта в реальном времени через систему. Это помогает убедиться, что все необходимые шаги выполняются своевременно и без задержек.
Завершение процесса утверждения: После того как объект был успешно утвержден ("successfully approved"), система автоматически отправляет уведомления менеджеру и всем другим заинтересованным сторонам. Эти уведомления также могут быть пересланы в Microsoft Teams для обеспечения широкого информирования и сохранения истории утверждения в рамках командной работы.
Интеграция с Microsoft Teams: Интеграция с платформой Microsoft Teams позволяет улучшить коммуникацию и сотрудничество между участниками процесса. Участники могут получать уведомления прямо в Teams, обсуждать детали утверждения, а также просматривать историю изменений и утверждений.
Автоматизация и настройка: Microsoft Dynamics 365 предлагает гибкие настройки для процесса утверждения, что позволяет автоматизировать рутинные операции и учитывать специфические требования организации.
Отчетность и аналитика: Система предоставляет инструменты для анализа эффективности процесса утверждения, включая отчеты по времени утверждения, ответственным лицам и другие ключевые метрики.
Этот механизм уведомлений не только ускоряет процесс утверждения, но и способствует повышению прозрачности и ответственности участников процесса, что в конечном итоге ведет к более эффективному и продуктивному управлению проектами и задачами.
Заключение
Применение Microsoft Dynamics 365 для автоматизации процесса утверждения скидок в организации приводит к ценному улучшению эффективности и контроля над данным процессом. Рассмотренный обновленный процесс утверждения делает его более динамичным, предлагая индивидуальное и групповое утверждения, что обеспечивает более глубокий уровень анализа и принятия решений. Использование стандартного коннектора "Approvals" и flow в Microsoft Dynamics 365 помогает построить четкий, понятный и простой процесс, обеспечивая удобство его применения на различных уровнях утверждения.
Модернизация кейсов, в частности, добавление пользовательских полей и бизнес-правил, делает процесс более адаптивным и специализированным. Сообщения об утверждении обеспечивают своевременное информирование всех участников процесса, что способствует лучшей координации и эффективности работы команды. В конечном итоге, применение данной системы автоматизации утверждений делает процесс более доступным и управляемым, что в свою очередь приводит к более быстрому и качественному принятию решений в организации.
Рекомендации
1. Анализ и Оптимизация:
Регулярно анализируйте текущий процесс утверждения с целью выявления возможных узких мест и областей для оптимизации.
Исследуйте возможности дальнейшей автоматизации и цифровизации процесса, сокращая ручной труд и ускоряя время утверждения.
2. Мониторинг и Отчетность:
Внедрите механизмы мониторинга и аналитики для отслеживания эффективности процесса утверждения и оперативного реагирования на возможные проблемы.
Разработайте систему отчетности, позволяющую оценить производительность каждого участника процесса утверждения и обеспечить прозрачность в динамике утверждения скидок.
3. Обучение и Поддержка:
Обеспечьте надлежащее обучение всех участников процесса по работе с системой и основными принципами процесса утверждения.
Создайте централизованный ресурс или базу знаний для быстрого доступа к информации и рекомендациям по работе с процессом утверждения.
4. Технологическое Обновление:
Рассмотрите возможность внедрения дополнительных технологических решений, которые могут дополнить или улучшить функционал Microsoft Dynamics 365 и коннектора "Approvals".
Исследуйте возможности интеграции с другими системами и платформами для расширения функциональности и улучшения взаимодействия между отделами и участниками процесса.
5. Обратная Связь и Улучшение:
Собирайте обратную связь от участников процесса утверждения для улучшения процессов и системы.
Регулярно проводите обзоры процесса утверждения и адаптируйте его в соответствии с изменяющимися бизнес-требованиями и технологическими возможностями.
Comments