Визуализация Power BI для бизнеса: Как создать эффективные отчёты по продажам

Power BI — мощный инструмент для визуализации данных, который широко используется для создания аналитических отчетов и дашбордов. Однако процесс создания успешной визуализации требует не только знания функционала Power BI, но и глубокого понимания потребностей бизнеса. В этой статье мы рассмотрим процесс разработки отчётов с использованием Power BI на примере реального клиента, который попросил разработать решение для визуализации процесса продаж. Мы разберем ключевые этапы создания визуализации, а также особенности работы с различными типами визуалов, включая кастомные, и важность стилизации отчётов.

А узнать больше про это решение можно в нашем видео:

Шаги в визуализации

Процесс создания визуализации в Power BI можно разделить на несколько ключевых этапов. Важно помнить, что клиент чаще всего не всегда точно знает, какой отчет он хочет. Обычно заказчик находит недостаточно информативные данные в CRM-системе или вообще не имеет централизованного хранилища данных, а затем обращается с запросом на создание отчета. На первом этапе необходимо собрать данные из различных источников — это могут быть Excel-файлы, базы данных, облачные сервисы и другие системы. После этого данные моделируются и обрабатываются для дальнейшего использования в визуализации. Моделирование данных включает создание связей между таблицами, использование DAX-формул для расчётов, а также преобразование данных для удобства дальнейшего анализа. Когда данные готовы, можно переходить к созданию визуала.

Обратный путь клиента

Однако бывают случаи, когда процесс разработки визуализации начинается не с данных, а с готового запроса клиента. В данном случае заказчик уже имеет четкое представление о том, что хочет увидеть в отчете, и просит создать конкретный визуал. Это требует подхода с обратным движением: сначала выбирается визуал, а затем определяется, какие данные должны быть под него подготовлены. Такой процесс часто бывает итерационным: после первого прототипа визуала возвращаемся к данным, уточняем их и настраиваем соответствующие элементы системы.

Визуал

В Power BI существует множество стандартных визуалов, которые можно использовать для отображения данных в отчёте. К примеру, популярными визуалами являются столбчатые диаграммы (bar chart), гистограммы, линейные графики, комбинированные диаграммы, а также различные типы круговых диаграмм, такие как Pie Chart и Donut. Визуализация может также включать в себя диаграммы с иерархическими данными, например, Tree Map, которые помогают разделить объекты и визуально выделить их группы. Важным инструментом для отображения ключевых показателей является карточка Single Number, которая отображает одну цифру, а для многоколоночных данных используется Multi Row. Один из интересных и полезных визуалов для отображения продаж — это Funnel Chart (воронка продаж), которая показывает динамику уменьшения количества сделок на различных этапах продаж.

Кастомные визуалы

Иногда стандартных визуалов недостаточно для реализации всех требований клиента. В таких случаях можно использовать кастомные визуалы, которые можно найти в AppSource. Эти визуалы могут быть как бесплатными, так и платными, и предлагают разнообразные способы отображения данных. Однако важно помнить, что при подключении данных к кастомным визуалам могут возникать ограничения, связанные с настройками или отсутствием некоторых параметров, таких как оси X и Y. Поэтому перед использованием таких визуалов важно тщательно их тестировать и проверять, как они работают с вашими данными.

Gauge visual

Одним из популярных кастомных визуалов является Gauge visual, который представляет собой спидометр. Этот визуал подходит для отображения ключевых метрик, например, для оценки объема продаж по отношению к поставленной цели. Gauge visual позволяет наглядно показать фактические результаты и сопоставить их с целями, а также определить, насколько близки к выполнению задачи. В дополнение к базовой версии этого визуала можно добавлять зоны и цветовые градации, чтобы еще более четко выделить определенные диапазоны значений.

Layouts

Power BI предлагает два основных метода отображения данных: Report (отчёт) и Dashboard (дашборд). Разница между ними заключается в том, что Report — это более глубокий и детализированный инструмент, который позволяет анализировать данные по множеству параметров и предоставляет возможность фильтрации данных. В то время как Dashboard — это больше обзорная панель, которая даёт сводную информацию и предназначена для быстрого просмотра. Важно понимать эту разницу, чтобы правильно выбрать метод отображения данных в зависимости от потребностей бизнеса и уровня детализации отчёта.

Стилизация

Не менее важным аспектом является стилизация отчётов. Хорошо стилизованный Power BI отчет выглядит профессионально и создает положительное впечатление. Стилизация включает в себя настройку цветов, шрифтов, подложек и других элементов оформления. Отсутствие стилизации может привести к созданию неудобного и непривлекательного отчета, что снизит его эффективность и восприятие пользователями. Важно уделить внимание деталям и сделать отчёт красивым, но в то же время функциональным.

Клиент

В нашем примере клиента представляло собой большое производственное предприятие с длительным циклом продаж. Такой процесс требует продуманной и детализированной аналитики, поскольку сделки могут длиться от нескольких месяцев до нескольких лет. Для успешного отслеживания всех этапов сделки было важно настроить отчетность, которая позволит отслеживать не только текущие продажи, но и оценивать возможные потери, а также строить прогнозы по предстоящим сделкам.

Sales Process

Продажный процесс на предприятии включает семь основных этапов. Начало — это лид, затем происходит работа с клиентом, анализ потребностей, формирование бюджета, отправка и подтверждение бюджета, оплата и, наконец, переход сделки в производство. Ключевым было создание отчётов, которые бы отображали данные по всем этим этапам и показывали как текущее состояние, так и предсказания для потенциальных сделок.

Запрос

Запрос клиента был основан на создании визуализации, которая бы отображала продажи по стадиям сделки и помогала отслеживать прогресс. Особое внимание было уделено отображению целей сотрудников и фактических продаж с использованием спидометра, а также необходимости в динамической настройке целей для сотрудников, так как они могут меняться в зависимости от различных факторов.

Как выглядит решение

Решение было реализовано в несколько этапов, с постоянными улучшениями и настройками. Итоговый отчет включает несколько визуалов, которые отображают различные аспекты продаж, такие как выигранные сделки, сделки в процессе и потерянные сделки. Кроме того, добавлены инструменты фильтрации и подробная детализация данных по каждому сотруднику, сделке и времени.

Как рассчитывается вероятность закрытия сделки?

Для расчета вероятности закрытия сделки используется параметр "probability", который привязан к каждому этапу сделки. Эта вероятность задается вручную на уровне CRM-системы и затем используется для расчёта взвешенной стоимости сделок, которые находятся в процессе. В Power BI эти данные интегрируются и помогают более точно прогнозировать возможные результаты продаж.

Заключение

Создание отчётов в Power BI — это процесс, который требует не только технических навыков, но и понимания потребностей бизнеса. Применение правильных визуалов, настройка фильтрации и стилизации данных позволяет создать отчёты, которые будут полезны и удобны для пользователей, а также предоставят необходимую информацию для принятия стратегических решений. Важно помнить, что подход к созданию визуализаций всегда должен быть гибким и учитывать специфику бизнес-процессов клиента.